QUY ĐỊNH ĐÓNG GÓI SẢN PHẨM
1. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
Tất cả các đơn hàng được Người mua đặt mua trên sàn VioStore
Đóng gói và bao bì đóng gói giúp bảo vệ hàng hóa có giá trị bên trong cũng như hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa.
2. QUY ĐỊNH ĐÓNG GÓI CHUNG
Để tối ưu hóa khâu vận chuyển, cần đáp ứng một số quy định chung trong quy trình đóng gói hàng hóa như sau:
– Chọn vật liệu đóng gói sản phẩm phù hợp như thùng carton, hộp bìa cứng. Đồng thời, bên trong gói hàng cần sử dụng vật chèn như giấy bọt khí, mút xốp, mút cứng,… nhằm lấp đầy các khoảng trống để tránh sản phẩm bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
– Để đảm bảo sản phẩm không rơi ra khỏi bao bì, VioStore sẽ gói kín kiện hàng bằng băng keo và không dùng dây thừng, dây vải để đóng gói.
– Một số mặt hàng dễ bị bẩn, ướt như quần áo, túi xách, vải,… nên cho vào túi nilon dán kín trước khi đóng gói.
– Với các loại hàng có hình dạng đặc biệt, tối thiểu phải bao gói chống sốc và dán băng keo tất cả các cạnh sắc nhọn hoặc lồi ra (nếu có). Việc này nhằm đảm bảo sản phẩm không bị gãy do tác động hoặc làm ảnh hưởng đến bưu gửi khác.
– Đảm bảo kích thước hàng hóa có trọng lượng tối đa 30kg, và kích thước 1 chiều tối đa 150cm. Trường hợp có sự chênh lệch giữa khối lượng thực tế và khối lượng quy đổi thì Đơn vị vận chuyển sẽ áp dụng tính cước đối với khối lượng cao hơn.
(*) Lưu ý: Trên đây chỉ là quy cách đóng gói chung dành cho các sản phẩm cơ bản. Với các sản phẩm có 1 số các đặc tính riêng, cần lựa chọn vật liệu đóng gói và quy cách đóng gói phù hợp để đảm bảo an toàn hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
– Với Sản phẩm có chất lỏng dễ đổ, đảm bảo nắp đóng chặt và được cố định bằng màng hoặc nút niêm phong nếu có thể. Một số sản phẩm có thể đã được niêm phong sẵn trong bao bì.
– Với Sản phẩm dán nhãn “Hàng dễ vỡ”, nhãn phải được in/ dán rõ ràng và nguyên vẹn trên hộp. Người bán không được viết tay nhãn.
– Với Sản phẩm dán nhãn “Đặt hướng lên”, nhãn phải được in/ dán cùng hướng thẳng đứng với vị trí đặt sản phẩm trong hộp.
– Phiếu gửi hàng (AWB) phải ở khổ giấy A3/ A4/ A5 và được in nhiệt hoặc chất liệu không thấm nước. Hãy đảm bảo phiếu được dán chắc chắn lên thùng hàng với đầy đủ mã vận đơn, mã QR và các thông tin chi tiết rõ ràng cho các kênh vận chuyển.
2.1. Quy định cụ thể cho từng nhóm sản phẩm
a. Quy trình đóng gói sản phẩm thông thường
Đối với các loại hàng hóa thông thường, thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ nguyên vật liệu gồm túi khí, thùng carton, băng keo, mút mềm.
- Bước 2: Gói sản phẩm bằng túi khí (hoặc bao nilon) và dùng băng keo gia cố.
- Bước 3: Đặt sản phẩm vào trong thùng carton, chèn mút xung quanh (nếu cần). Sau đó dùng băng keo gia cố toàn bộ hộp.
- Bước 4: Dán phiếu giao nhận hàng lên thùng.”
b. Quy trình đóng gói sản phẩm đặc biệt theo từng chủng loại. Tùy theo mỗi loại hàng mà quy trình đóng gói hàng hóa sẽ có sự khác nhau.
– Hàng dễ vỡ
Đây là loại hàng được làm từ chất liệu đặc biệt (hàng sành sứ, thủy tinh, gương kính,…), có mức độ rủi ro và nguy cơ hư hỏng cao nếu quá trình vận chuyển không cẩn thận. Do đó, đối với hàng dễ vỡ, đóng gói như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị sẵn dụng cụ hỗ trợ bọc hàng dễ vỡ như thùng carton, xốp khí, băng keo, mút mềm.
- Bước 2: Bọc kín toàn bộ sản phẩm bằng xốp khí từ 3 – 4 lớp, và dùng băng keo để gia cố chắc chắn.
- Bước 3: Đặt sản phẩm vào thùng carton. Chèn thêm mút mềm hoặc vật liệu khác như tấm bọt khí, xốp, hạt xốp để lấp các khoảng trống và cố định sản phẩm không bị xê dịch. Tiếp tục dùng băng keo gia cố thùng carton.
- Bước 4: Sau đó quấn thêm 2 – 3 lớp xốp bong bóng bên ngoài thùng và dùng băng keo dán lại.
- Bước 5: Cuối cùng, dán tem ghi chú ‘Hàng dễ vỡ (Fragile)’ và phiếu giao nhận lên kiện hàng.
– Hàng điện tử
Những thiết bị điện tử thường có nhiều kích thước khác nhau như điện thoại di động, laptop, máy quay phim, máy ảnh, tivi, màn hình máy tính,… Có đặc điểm là rất dễ vỡ và hư hỏng, nếu trong quá trình vận chuyển xảy ra sự cố. Vì thế, tùy vào kích thước hàng điện tử nhỏ hay lớn sẽ có phương thức đóng gói phù hợp. Cụ thể:
+ Hàng điện tử kích thước nhỏ (máy ảnh, điện thoại di động, laptop,…)
- Bước 1: Chuẩn bị nguyên vật liệu gói hàng gồm túi khí, băng keo, thùng carton, xốp, bao nilon.
- Bước 2: Gói hộp sản phẩm bằng bao nilon và gia cố băng keo cẩn thận. Sau đó dùng túi khí gói bên ngoài sản phẩm.
- Bước 3: Đặt sản phẩm vào thùng carton và bọc xốp xung quanh 6 mặt để hạn chế va chạm. Tiếp tục dùng băng keo gia cố thùng carton.
- Bước 4: Dán phiếu giao nhận hàng và tem ghi chú ‘Hàng dễ vỡ (Fragile)’ là hoàn tất.
+ Hàng điện tử kích thước lớn (tivi, màn hình máy tính,…)
- Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ gói hàng như xốp, thùng carton, túi khí, băng keo.
- Bước 2: Bọc xốp xung quanh 2 mặt sản phẩm và gia cố băng keo.
- Bước 3: Tiếp tục gói sản phẩm bằng túi khí rồi dùng băng keo gia cố chắc chắn.
- Bước 4: Dán tem ghi chú ‘Hàng dễ vỡ (Fragile)’ và phiếu giao nhận lên gói hàng.
– Chất lỏng
Sản phẩm trước khi được đóng gói phải trải qua công đoạn chiết rót đóng vào vào chai lọ chuyên dụng.
+ Sữa, nước giải khát
- Bước 1: Bọc kín sản phẩm bằng xốp khí hoặc vật liệu chống va đập và chống thấm nước.
- Bước 2: Sử dụng băng keo cố định sản phẩm để hạn chế va đập trong quá trình vận chuyển.
- Bước 3: Dán tem ghi chú cảnh báo ‘Hàng dễ vỡ (Fragile)’ bên ngoài sản phẩm.
+ Chai lọ, bình chứa nhỏ hơn hoặc bằng 1 lít
- Bước 1: Dùng bao nilon bịt kín miệng sản phẩm, rồi dán băng keo chặt lại sao cho chất lỏng không bị chảy ra ngoài (kể cả khi dốc ngược).
- Bước 2: Bọc kín toàn thân sản phẩm bằng bao nilon và dán chặt bằng băng keo. Sau đó quấn 4 lớp bọc khí xung quanh sản phẩm và dùng băng keo gia cố.
- Bước 3: Cho sản phẩm vào trong thùng carton. Dùng xốp hoặc mút/ tấm bọt khí chèn vào sao cho vừa khít, không còn khoảng trống để hàng hóa không bị xê dịch khi vận chuyển.
- Bước 4: Cuối cùng, dán băng keo gia cố thùng chắc chắn và dán tem cảnh báo ‘Hàng dễ vỡ (Fragile)’ lên mặt ngoài gói hàng.
+ Chai lọ, bình chứa lớn hơn 1 lít
- Bước 1: Cố định nắp đậy bằng băng keo và dùng giấy bọt khí quấn chặt sản phẩm, đảm bảo chất lỏng không bị chảy ra ngoài (kể cả khi dốc ngược).
- Bước 2: Dùng bao nilon bọc kín sản phẩm và dán chặt bằng băng keo. Tiếp tục quấn 4 lớp bọt khí xung quanh rồi gia cố băng keo.
- Bước 3: Đặt sản phẩm vào thùng carton, đồng thời chèn thêm xốp mềm bên trong sao cho không còn khoảng trống trong thùng. Trường hợp để nhiều sản phẩm trong 1 thùng, bạn cần dùng mút xốp chèn ngay giữa để giữ các sản phẩm không bị xê dịch hay đổ chồng lên nhau.
- Bước 4: Dán cảnh báo ‘Hàng dễ vỡ (Fragile)’ bên ngoài thùng là xong.
– Quần áo, tài liệu, thư từ
Đối với các loại hàng hóa là quần áo, vải vóc, tài liệu, sách báo, catalog,… dễ bị bẩn, ẩm ướt, rách do tác động môi trường, đóng gói như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị sẵn các dụng cụ như bao nilon, băng keo, thùng carton.
- Bước 2: Gói sản phẩm vào bao nilon và gia cố tất cả các mép.
- Bước 3: Cho sản phẩm đã gói vào thùng carton, đảm bảo hàng thẳng thớm, tránh bị gấp nếp hoặc cong,…
- Bước 4: Dùng băng keo dán gia cố thùng và dán phiếu giao nhận hàng.
– Hàng hóa có hình trụ dài
So với các mặt hàng khác, quy trình đóng gói hàng hóa hình trụ dài như tranh, bản đồ, cần câu,… sẽ có một số khác biệt. Cụ thể:
- Bước 1: Chuẩn bị các nguyên vật liệu cần thiết như ống nhựa, băng keo, tấm bọt khí.
- Bước 2: Cuộn tròn sản phẩm cho vào trong ống nhựa. Lưu ý, không nối ống nhựa lại với nhau để đựng sản phẩm.
- Bước 3: Bọc kín 2 đầu ống bằng bằng keo. Đồng thời sử dụng tấm bọt khí bọc kín xung quanh ống nhựa 3 – 4 lớp. Cuối cùng dán băng keo gia cố kiện hàng.
– Hàng điện gia dụng
Hàng điện gia dụng thường là tủ lạnh, máy giặt, máy điều hòa,… có kích thước lớn, cồng kềnh có thể gây bất tiện khi vận chuyển nếu không được đóng gói đúng quy cách. Đóng gói như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị sẵn các dụng cụ cần thiết gồm màng co/ xốp chống sốc, dây đai.
- Bước 2: Tháo vỏ hộp sản phẩm và chèn lót xốp dày, kín sao cho lấp hết các khoảng trống giữa sản phẩm chính và vỏ ngoài.
- Bước 3: Sử dụng màng co hoặc xốp chống sốc quấn xung quanh để cố định thùng sản phẩm.
- Bước 4: Cố định các mặt của kiện hàng với chân đế (pallet) bằng dây đai.
- Bước 5: Dán tem thể hiện chiều trên – dưới và tem cảnh báo ‘Hàng dễ vỡ (Fragile)’ của sản phẩm. Sau đó dùng bao nilon hoặc các vật liệu chống nước quấn bao quanh kiện hàng.”
– Sản phẩm giá trị cao
Cần chắc chắn rằng tên thương hiệu và sản phẩm không hiển thị trên kiện hàng/ Phiếu gửi hàng để hạn chế tình trạng bị bên ngoài tác động hoặc bị lấy trộm.
Có thể sử dụng các loại tem niêm phong thùng hàng để tránh bị mất mát hàng:
+ Tem bảo mật chống gỡ (ví dụ tem VOID) – khi bị tháo ra, tem tróc chữ cảnh báo hoặc tróc hình làm phá hủy cấu trúc tem khiến cho con tem sẽ không còn nguyên vẹn như lúc ban đầu.
+ Tem vỡ – không thể bóc ra vì đặc tính tem giòn, nếu cố tình bóc thì tem sẽ bị vỡ vụn.
+ Sử dụng băng dính chịu lực hoặc khổ lớn để gia cố kiện hàng và quanh các kẽ hở.
+ Dán đè nhãn “Hàng dễ vỡ” lên các lớp băng dính cố định kiện hàng.
+ Dán đè Phiếu gửi hàng lên các miệng túi để tránh sản phẩm bên trong bị đánh tráo.
– Kiện hàng có nhiều nhóm sản phẩm
Nếu kiện hàng có nhiều loại mặt hàng khác nhau, cần tuân thủ quy định đóng gói đơn hàng sau:
+ Bọc tách rời từng mặt hàng
+ Chèn chống sốc, giấy báo…vào không gian giữa các mặt hàng
+ Dán kín xung quanh thùng đóng gói, tránh việc rơi mất (đối với các sản phẩm nhỏ)
2.2 Một số lưu ý khác khi đóng gói sản phẩm
Trước khi bàn giao kiện hàng cho đơn vị vận chuyển, chú ý một số điều sau trong quá trình đóng gói hàng hóa:
– Không dùng thùng carton, bao nilon, băng keo đã cũ hoặc bị rách. Hãy sử dụng bao bì cứng cáp, bền chắc nhằm bảo quản hàng hóa khỏi tác động từ môi trường hoặc lực đè khi xếp chồng nhiều thùng hàng.
– Thông tin trên phiếu giao hàng cần ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại của người nhận,… để đảm bảo hàng được giao đến đúng địa điểm và tránh tình trạng hoàn hàng.
– Đối với hàng có giá trị cao cần được dán niêm phong.
– Nên sử dụng các loại băng keo đóng gói mới, có độ bám dính cao. Lưu ý khi dán băng keo, cần chú ý không che thông tin trên tem vận chuyển.
– Trong trường hợp hàng hóa đóng gói không đúng quy cách, hoặc kích thước hàng hóa vượt quy định,… ĐVVC của VioStore sẽ có quyền thông báo điều chỉnh lại. Nếu không thể điều chỉnh lại, ĐVVC sẽ từ chối nhận hàng và được tính như một lần lấy hàng không thành công.
MẸO:
– Chụp ảnh và Quay video quá trình đóng gói đơn hàng có thể là bằng chứng trong trường hợp Người mua/ Đơn vị vận chuyển gửi khiếu nại:
+ Trước khi đóng gói: ảnh/ video nên rõ ràng và hiển thị rõ các sản phẩm ở nhiều góc độ khác nhau để xác minh rằng sản phẩm vẫn ở tình trạng tốt trước khi bạn tiến hành đóng gói.
+ Sau khi đóng gói: chụp và quay rõ kiện hàng để xác minh rằng bạn đã đóng gói sản phẩm cẩn thận và đúng theo hướng dẫn trước khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển.
